Tietosuojaseloste

Laadittu 20.5.2018

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja 

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § rekisteriseloste ja 24 § informointi tietojen käsittelystä

Soveltamislaajuus ja hyväksyminen

Tätä tietosuojailmoitusta sovelletaan kaikkiin Tilikamut Oy:n tarjoamiin palveluihin.

Tässä ilmoituksessa kerrotaan Tilikamut Oy:n tekemästä tietojen käsittelystä, kun Tilikamut Oy on rekisterinpitäjä ja asiakkaiden toimeksiannosta tehtävästä tietojenkäsittelystä heidän ohjeitaan noudattaen, kun Tilikamut Oy on tietojen käsittelijä.

Henkilötiedot ovat tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa, kuten osoite, sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme palvella asiakkaitamme, ja täyttää työnantajavelvoitteet.

1. Rekisterinpitäjä

Tilikamut Oy
Myllykatu 14 B, 76100 PIEKSÄMÄKI
Y-tunnus: 0711872-2
Puhelinvaihde: 0440 377500
Sähköposti: toimisto@tilikamut.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Markku Palonen
Tilikamut Oy
Myllykatu 14 B
76100 PIEKSÄMÄKI
Puhelin: 050 3877577
Sähköposti: markku.palonen@tilikamut.fi

3. Rekisterit

Tilikamut Oy:n työntekijä- ja rekrytointirekisteri
Tilikamut Oy:n asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva henkilöiden ja yritysten sekä yritysten päättäjien/avainhenkilöiden asiakas/markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Työntekijärekisteri: Tilikamut Oy:n kanssa työsopimuksen solmivien henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittely perustuu työsopimuslakiin (2001/55, erit. 2. luku).

Rekrytointirekisteri: Tilikamut Oy:n rekrytointeihin liittyen työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessiin liittyvässä hakijoiden arvioinnissa.

Asiakas/markkinointirekisteri: Henkilötietoja käsitellään Tilikamut Oy:n asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen ja analysointiin, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä markkinointiin, etämyyntiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna. Edellä mainittuun sisältyy myös tapahtumien ja tilaisuuksien markkinointi.

5. Rekisterien tietosisältö

Työntekijärekisteri sisältää:

etu- ja sukunimet
henkilönumero
suomalainen henkilötunnus tai syntymäaika
ulkomaalainen henkilötunnus tai syntymäaika
kotiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
työ- tai palvelusuhteeseen liittyvät tiedot
työ- tai palvelussuhteen laatua koskevat tiedot
henkilön verotukseen liittyvät tiedot

Rekrytointirekisteri sisältää:

henkilön ansioluettelossaan ja hakemuksessaan ilmoittamat tiedot mukaan lukien mahdolliset kuvat ja videot
henkilöarvioinneissa henkilön antamien tietojen perusteella syntyvät yhteenvedot

Asiakas/markkinointirekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä:

etu- ja sukunimet
Y-tunnus (yritykset) tai henkilötunnus (suomalainen tai ulkomaalainen)
postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim.  uutiskirjeiden tilaaminen)
markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn  kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistaminen

Asiakas/markkinointirekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi:

asiakasnumero
laskutus- ja perintätiedot
yhteyshenkilöt (nimi, puhelin, sähköposti)
asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä  luokitteluun liittyvät tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten puhelut, sähköpostit sekä tukiviestit)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työntekijä- ja rekrytointirekisteri:

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Asiakas/markkinointirekisteri:

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää (mm. nettisivuston palautelomake) sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten markkinointiarpajaisten ja -kilpailujen ja tapahtumien yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi Tilikamut Oy:n yhteistyökumppanien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Tietoja luovutetaan tilintarkastajalle ja verohallinnon tai muun viranomaisen tarkastajalle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

9. Rekisterien suojaus

A Manuaalinen aineisto

Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen (silppuri tai lukittu RFID- tunnisteella varustettu keräyssäiliö).

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Sähköisesti käsiteltävät tiedot on suojattu ulkopuolisilta palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.

10. Rekisteröidyn oikeuden toteutuminen

Henkilöä informoidaan tietojen keräämisestä työsopimuksen/palvelusopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä ja rekrytointien osalta työpaikkailmoituksen yhteydessä.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.

Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Tilikamut Oy:tä käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja markkinointitoimenpiteitä varten.

Tietojen tarkastus, päivitys ja kielto tapahtuu ottamalla yhteys kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.

Säilytämme henkilötietoja vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Kun henkilötietoja ei enää tarvita, ne tuhotaan tai poistetaan turvallisesti.

11. Tilikamut Oy tietojen käsittelijänä

Tarjoamme asiakkaillemme useita erilaisia palveluita, joihin liittyy asiakkaiden tietojen käsittelemistä ja mahdollisesti myös henkilötietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät asiakkaamme, jolloin rekisterinpitäjänä toimii siis asiakas. Tilikamut Oy toimii tietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Toimiessaan tietojen käsittelijänä Tilikamut Oy noudattaa tietosuoja-asetuksen mukaisesti asiakkaan kanssa tehtyä tietojenkäsittelysopimusta, jossa:

asiakas on antanut suostumuksensa ja takaa, että asiakas omistaa tai on muutoin oikeutettu siirtämään tiedot Tilikamut Oy:n käsiteltäviksi, ja että asiakas vastaa tietojen tarkkuudesta, paikkansapitävyydestä, sisällöstä, luotettavuudesta ja lainsäädännön vaatimusten täyttämisestä
asiakas on velvollinen rekisterinpitäjänä ilmoittamaan lainsäädännössä vaadittavalla tavalla viranomaisille ja/tai tietojen kohteelle rikkomuksesta tai henkilötietojen luvattomasta luovuttamisesta

Rekisterit on suojattu teknisesti siten, että niihin on pääsy vain valtuutetuilla tahoilla. Kaikkia työntekijöitämme sitoo salassapitovelvollisuus.

Tietojen käsittelijänä Tilikamut Oy ei käsittele henkilötietoja muulla kuin rekisterinpitäjän kanssa tehdyssä sopimuksessa oikeutetulla tavalla.

Jos tietojen kohteilla on esimerkiksi kysyttävää, kommentteja tai vaatimuksia, jotka koskevat Tilikamut Oy:n käsittelemiä henkilötietoja, ne täytyy lähettää rekisterinpitäjälle.

Tietojen käsittelijänä Tilikamut Oy ei luovuta tietojen kohteille heidän henkilötietojaan, jos rekisterinpitäjä ei ole antanut ohjeita toimia näin. Jos poliisi tai muu viranomainen vaatii henkilötietojen luovuttamista, Tilikamut Oy ilmoittaa asiasta heti rekisterinpitäjälle ja luovuttaa tiedot vain oikeuden määräyksestä.

Tilikamut Oy antaa muita kuin julkisia tietoja sisäisistä järjestelmistään ja tietojen käsittelyrutiineista asiakkaille ja yhteistyökumppaneille pyynnöstä. Tämä voi riippua salassapitosopimuksen ehdoista.

12. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Tilikamut Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli teemme muutoksia tietosuojaselosteeseen, julkaisemme muutetun ilmoituksen ja muutoksentekopäivämäärän täällä. Kehotamme lukemaan ilmoituksen säännöllisesti.

Jos teemme selosteeseemme merkittäviä muutoksia, jolloin yksityisyydensuojakäytäntömme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutosten voimaantuloa.

Tämä yksityisyydensuojailmoitus on viimeksi päivitetty 20.5.2018