Tilikamujen vinkit lupsakkaan ja sujuvaan tilinpäätökseen

Vuosi alkaa lähenemään loppuaan ja yrityksille, jotka ovat määrittäneet tilikaudekseen kalenterivuoden, se tarkoittaa tilinpäätöstä. Yrittäjä, älä turhaan raavi päätäsi vaan nappaa alta vinkit siihen, mitä kaikkea kirjanpitäjäsi tarvitsee tilinpäätöstä varten! Kasasin Sulle kokoon näppärän, selkokielisen muistilistan, josta toivon olevan apua tilinpäätökseen valmistautuessa. Listataan heti alkuun tärkeimmät asiat ja avataan käsitteitä myöhemmin tekstissä.

Mitä tarvitaan:

• Käteiskassan saldo
• Varaston inventaariluettelo
• Myyntisaamiset ja ostovelat
• Tieto yrityksen hallinnossa tapahtuneista muutoksista
• Verotiedot
• Tieto vuokra- ja leasingsopimuksista sekä kiinteistöjen rasitustodistuksista

Sukelletaanpa syvemmälle!

Jos yrityksen liiketoiminnassa on käytössä käteiskassa, tuon kassan saldo tulee olla tiedossa tilinpäätöspäivänä. Asiasta tulee olla päivätty ja allekirjoitettu dokumentti. Useinhan säännöllisesti käteistä käyttävä yrittäjä ilmoittaa kuukausittain kirjanpitäjälleen käteiskassan määrän, mutta jos käteistä käytetään vain harvakseltaan, niin tämä on erityisen hyvä muistaa tilinpäätöstä laadittaessa.

Tällainen tilinpäätöspäivälle allekirjoitettu dokumentti tulee olla myös varastosta. Eli yrityksen tulee laatia tilinpäätöspäivänä varastostaan inventaariluettelo. Jos yritys harjoittaa tuotannollista liiketoimintaa, niin varasto jaotellaan raaka-aineisiin ja tarvikkeisiin, keskeneräisiin tuotteisiin sekä valmiisiin tuotteisiin.

Pankilta tarvittavat paperit

Yrityksen pankkitilien saldo tulee olla tiedossa tilinpäätöspäivältä. Jos yrityksellä on lainaa, jokaisen lainan määrästä tulee myös olla saldovahvistus sekä korkotodistukset. Myös vastuu- ja vakuuserittelyistä sekä panttiluettelosta tarvitaan tilinpäätökseen asiakirjat. Jos yritys on tehnyt sijoituksia arvopapereihin, sijoitusrahastoihin ja/tai rahastoihin, niin näistä kaikista tulee olla tiliotteet.

Tositteet jo laskutetuista ja ostetuista, vaikka eräpäivä olisi seuravan tilikauden puolella

Tilinpäätöksen osalta tärkeää on myös tietää yrityksen myyntisaamiset ja ostovelat eli suomeksi työt, jotka on laskutettu tilinpäätökseen mennessä, vaikka yritys saisikin niistä maksut vasta seuraavalla tilikaudella. Ostojen osalta tilinpäätöstä varten tarvitaan tositteet niistä tuotteista ja palveluista, jotka yritys on saanut käyttöönsä tilinpäätökseen mennessä, mutta joista laskut maksetaan vasta seuraavan tilikauden puolella. Sama pätee myös toiseen suuntaan; jos tulevasta työstä on saatu ennakkomaksua tai jostain hyödykkeestä/palvelusta on maksettu ennakkoon, niin näistäkin tulee toimittaa tositteet kirjanpitäjälle.

Ja mitäs muuta?

Tilinpäätöstä laadittaessa on tärkeää tietää, jos yrityksen hallinnossa on tapahtunut muutoksia. Esimerkiksi jos tilikauden aikana yrityksen hallituksessa tai osakkaiden omistussuhteissa on tapahtunut muutoksia, nämä asiat täytyy tulla ilmi tilinpäätöksessä. Vaikkei osakkaiden omistussuhteissa olisikaan tapahtunut muutoksia, tulee siitä huolimatta toimittaa luettelo osakkaista sekä heidän omistamistaan osakemääristä.

Hyvin yleistä (ja suositeltavaa!) on, että kirjanpitäjällä on valtuudet yrityksen verotietoihin, jolloin verotukseen liittyviä asiakirjoja yrittäjän ei tarvitse itse lähteä kaivelemaan, vaan kirjanpitäjä pystyy ne kätevästi näkemään omavero.fi -sivustolta.

Verotietojen lisäksi tilinpäätöstä laadittaessa on tärkeää olla selvillä esimerkiksi yrityksen vuokra- ja leasingsopimuksista ja mahdollisista kiinteistöjen rasitustodistuksista.

Yhteispelillä homma sujuu

Lääke ja edellytys onnistuneeseen ja yrittäjän kannalta leppoisaan tilinpäätökseen on hyvä ja avoin yhteydenpito oman kirjanpitäjän kanssa. Tällä tavalla saa parhaiten selville juuri sen oman yrityksen yksilöidyn muistilistan, jonka pohjalta tilinpäätösaineiston kasaaminen ja toimittaminen kirjanpitäjälle onnistuu kaikkein sujuvimmin.

Loppuun haluan vielä linkata pikku kevennyksenä Loiriplukarin opettavaisen kappaleen, jota voi kuunnella vaikkapa tilinpäätösmateriaaleja kasaan keräillessä.